Las salas de reuniones pasan la mitad del tiempo vacías, según estudios de JLL y CBRE. Con tasas de ocupación de entre 30% y 50% en promedio, hay picos concentrados en pocas horas pero el resto del tiempo son metros vacíos que se pagan igual.
Esto es parte de algo más grande. Las empresas cambiaron su forma de trabajar: equipos híbridos, jornadas parciales, estructuras que crecen y se achican. Y para eso, los espacios de trabajo deben adaptarse para poder acompañar. Repensar cómo se estructura y se gestiona el espacio es el primer paso para cerrar la brecha entre cómo trabajan los equipos hoy y cómo están diseñados los espacios que usan.
Cuando el espacio acompaña al negocio
En Sinergia trabajamos con una premisa que parece obvia pero cambia todo: una empresa paga solamente el espacio que necesita. Esa es la base del modelo Flex Office, el conjunto de una base de trabajo estable con el acceso a espacios compartidos y la posibilidad de escalar sin obras ni mudanzas.
Según la encuesta de CBRE de 2024, el 42% de las empresas ya destina más del 10% de su portfolio inmobiliario a espacios flexibles, y el 58% espera superar ese nivel en los próximos dos años. El modelo de oficina flexible dejó de ser una alternativa para convertirse en parte de la estrategia.
"El Flex Office es una propuesta que le permite a las empresas enfocarse en su propio negocio, accediendo a infraestructura — tanto tangible como intangible — que les sería muy difícil de conseguir en un formato tradicional. Lo tangible son los espacios; lo intangible, la tecnología, la comunidad, el acompañamiento. Y funciona en un régimen de acompañamiento continuo, donde se van evidenciando y gestionando las oportunidades a medida que aparecen", explica Bruno Pedreira, gerente de Innovación de Sinergia.
En la práctica, eso significa que un equipo de cuatro personas accede al mismo comedor, a las mismas salas de reuniones, o espacios para eventos que uno de cincuenta. Cuando las empresas comparten infraestructura, acceden a estándares que individualmente serían mucho más costosos de sostener.
Detrás de este funcionamiento hay algo más amplio, el Space as a Service. "Lo que estamos consolidando es un modelo donde las empresas no contratan metros cuadrados, sino un servicio completo que integra espacio, operación, tecnología y comunidad. Eso permite que una empresa pague solo por lo que necesita, evite metros ociosos y se enfoque en su negocio. Es la evolución natural del alquiler tradicional", resume Pedreira.
Y el modelo no se agota en la eficiencia operativa. El espacio, bien gestionado, se convierte en herramienta estratégica: comunica valores, fortalece la marca empleadora y habilita formas de colaboración que una oficina convencional no permite.
"El espacio es algo que muchas empresas creen que les puede aportar valor: porque acceden a infraestructuras que potencien el trabajo y la colaboración, o porque a través del espacio logran mostrar determinados atributos al mundo. Eso les sirve para ser una marca empleadora más atractiva y competir por el talento. Pero para que el espacio realmente se convierta en un vehículo de construcción de valor, hay que gestionarlo de manera profesional", afirma Pedreira.
Tecnología para gestionar, medir y adaptar
La tendencia es clara: cada vez más organizaciones usan datos para tomar decisiones sobre sus espacios. Según JLL, el 77% de las empresas ya mide datos de utilización para planificar su espacio. Sensores, analítica en tiempo real y sistemas de reserva permiten entender cómo se usan realmente los espacios y decidir con datos.
Un informe de CBRE va en la misma dirección. El uso de dashboards y herramientas de analítica pasó del 42% al 54% en un año. Las organizaciones que invierten en infraestructura tecnológica están mejor posicionadas para optimizar sus espacios y crear entornos de trabajo más eficientes.
En Sinergia, la tecnología no es un complemento, es lo que hace posible que el modelo funcione. Por un lado, permite gestionar internamente cada sede: medir el uso, identificar mejoras, ajustar la oferta de productos. Por otro, es lo que habilita la experiencia del cliente. A través de la app, una empresa puede reservar oficinas por día, salas por hora o puestos de cowork en cualquiera de las sedes y locaciones aliadas. La tecnología también funciona como un puente que conecta una red. Las empresas acceden a locaciones de Sinergia y de aliados en distintas ubicaciones, lo que le da al modelo una capa de cobertura geográfica. El dashboard corporativo, a su vez, ofrece visibilidad sobre el uso, los créditos y la facturación.
La tecnología habilita a empresas reservar espacios cuando lo necesitan puntualmente y para las que ya tienen una operación definida pero buscan evitar pagar por espacio que no van a usar. También, habilita soluciones como el Plan Nodos: una red de oficinas, salas y puestos a demanda donde equipos híbridos o distribuidos trabajan donde y cuando lo necesitan, con control de presupuesto centralizado.
"A través de la tecnología y la operación, Sinergia está desarrollando productos adaptados a esas políticas de presencialidad, para que una empresa que usa su oficina el 60% de la semana pague efectivamente por ese porcentaje y el resto de los días la puedan usar otras empresas, sacándole el mayor provecho a cada activo", explica Pedreira.
El espacio como respuesta, no como problema
El modelo de espacios de trabajo flexibles no es una tendencia, es una respuesta a cómo operan hoy las organizaciones. Un servicio integrado, habilitado por tecnología, donde el espacio se adapta al negocio y no al revés. El resultado es una operación más eficiente, equipos que trabajan mejor y líderes que pueden enfocarse en lo que realmente importa.
"El desafío es que el espacio de trabajo se convierta en una respuesta sistémica, y no en lo que fue hasta ahora: metros en gris que cada empresa tiene que acondicionar y resolver por su cuenta", concluye el gerente de Innovación de Sinergia.
¿Te gustó este contenido?
Suscribite abajo y recibí nuevos artículos en tu bandeja de entrada. 📩 ⬇️
